Jak zapewnić sukces projektu IT?

Nie ma uniwersalnego rozwiązania, ale jeżeli będziemy pamiętać o kilku istotnych rzeczach i zadbamy o najważniejsze aspekty możemy znacznie zwiększyć szanse na powodzenie każdego projektu. Teoretycy potrafią mówić o tym godzinami, przejdźmy jednak do praktyki i konkretów:

Wizja i cel

Najważniejszą rzeczą jest oczywiście wizja tego, co chcemy osiągnąć oraz wyznaczenie konkretnego celu, do którego będziemy dążyć. Dlaczego trafne zdefiniowanie celu jest takie ważne? Wydaje sie to oczywiste, ale ponieważ jest to najważniejszy aspekt całego przedsięwzięcia należy o tym zawsze pamiętać. Błędnie wyznaczony cel nigdy nie pozwoli nam zrealizować poprawnie projektu, a co za tym idzie zagwarantuje porażkę. Niezbędnym uzupełnieniem samego celu jest oczywiście wizja. Lider projektu powinien być wizjonerem, który będzie potrafił, "zarazić" zespół spójną, wspólną wizja, co pozwoli go mocniej zaangażować w prace.

Analiza i zdefiniowanie wymagań

Kolejną niezwykle istotną sprawą jest oczywiście ustalenie co w ogóle jest do zrobienia. Tutaj również sprawa wydaje się oczywista, ale tylko pozornie. Bardzo często wymagania klienta rozmijają się z wyobrażeniami analityków i finał przykro zaskakuje wszystkich. Definiując wymagania nie wystarczy wziąć pod uwagę wymagań dostarczonych przez klienta. Nie wolno próbować zgadywać czego oczekuje klient czy interesariusze. Należy zawsze upewnić się, że wymagania są kompletne i że dobrze je rozumiemy.

Opracowanie planu działania

Kolejnym krokiem po ustaleniu co jest do zrobienia będzie zaplanowanie w jaki sposób chcemy to zrobić, czyli opracowanie planu działania. W przypadku projektów IT z pomocą przychodzą nowoczesne metodologie zwinnego zarządzania projektami. Zgodnie z zasadą, że każde, nawet największe zadanie można wykonać dzieląc je na mniejsze etapy, my również powinniśmy podzielić całość prac na mniejsze etapy i opracować harmonogram. Z kolei podzielenie każdego etapu na jeszcze mniejsze elementy umożliwi nam dokładnie planowanie, szacowanie kosztów, terminów, skuteczne zarządzanie zasobami oraz monitorowanie postępów prac. Dzięki takiej organizacji pracy łatwiej nam też będzie kontrolować jakość powstających produktów, na bieżąco weryfikować czy zmierzamy w kierunku ustalonego celu, wprowadzać niezbędne zmiany reagując również na ewentualne zmiany na rynku. Na koniec najważniejsze - pracując w ten sposób łatwo jest w cały proces zaangażować klienta zyskując tym samym jego aktualne opinie i upewniając się (oraz jego), że otrzyma produkt, z którego będzie zadowolony.

Identyfikacja ryzyk i zarządzanie ryzykiem

W każdym projekcie pojawiają się jakieś ryzyka, które mogą zagrozić jego prawidłowej realizacji. Ryzykiem mogą być na przykład ewentualne problemy kadrowe, gdy zabraknie pracowników dla obsadzenia wszystkich stanowisk i zmian. Wówczas możemy nie być w stanie dotrzymać zaplanowanego terminu. Zwykle nie udaje się całkowicie uniknąć ryzyka, dlatego powinniśmy się odpowiednio przygotować, czyli zarządzać ryzykiem. Jeżeli jest to możliwe, powinniśmy podjąć działania, które zminimalizują ryzyko lub przygotować plan awaryjny. Na przykład aby zapobiec wymienionemu wcześniej ryzyku braków kadrowych możemy nawiązać współpracę z firmą pośrednictwa pracy, która w razie potrzeby zapewni nam pracowników w trudnym okresie. Możemy także wcześniej znaleźć podwykonawców, którym w razie potrzeby będziemy mogli zlecić część prac.

Dobór odpowiednich ludzi

Ten punkt jest tak oczywisty, że paradoksalnie często jest po prostu ignorowany. Tymczasem to bardzo istotna kwestia, aby planując pracę zorganizować zespół, który po prostu będzie w stanie wykonać powierzone mu zadania w wyznaczonym czasie i zadba jednocześnie o odpowiednią jakość.

Współpraca i komunikacja

Ostatnią rzeczą jaką chciałem wymienić (ale równie ważną) jest zadbanie o dobrą współpracę i komunikację wszystkich osób zaangażowanych w projekt. Warto poświęcić czas, aby stworzyć dobre warunki dla takiej współpracy. Warto również zaplanować szczegółowo komunikację i procedury przepływu informacji, zadbać o odpowiednie narzędzia które tą komunikację ułatwią. Nie ma nic gorszego jeżeli kierownictwo nie wie co się dzieje w projekcie, a pracownicy boją się zgłaszać ewentualne problemy przełożonym.

Powyższe punkty absolutnie nie wyczerpują tematu, ale z pewnością stanowią dobry punkt wyjścia dla dalszej pracy. Na koniec chciałem jeszcze tylko życzyć Wam powodzenia i mieć nadzieję, że pamiętacie o tym wszystkim realizując swoje projekty.

Opracowano:
Grzegorz Karpiak
Kreator